Benchmarking obcí s rozšířenou působností
Angličané říkají: What is in it for me? (Co je v tom pro mě?) Jaké jsou vlastně přínosy benchmarkingu?
Češi se zeptají přímo: Co z toho budu mít?
Obecně lze říct, že zapojeným subjektům poskytuje benchmarking relevantní data o efektivitě vlastní organizace a umožňuje jim měřit výkonnost a kvalitu v předem definovaných oblastech a agendách.
Výsledky pak mohou porovnávat s adekvátními údaji jiných subjektů a získávat informace o vlastních rezervách, možných lepších řešeních a tím se inspirovat k provedení změn.
Možná ještě důležitější je možnost sledovat vlastní výsledky v časové řadě a průběžně tak ověřovat, zda přijatá opatření přináší očekávané přínosy.
Co se v ČR dosud nevyužívá, je možnost na základě jasně definovaných a dobře ověřených vstupů, výstupů a výsledků nastavit standard výkonnosti – benchmark, tj. požadovanou hodnotu konkrétního ukazatele, pro určitý typ organizací.
Souhrnných dat z benchmarking za 70–80 měst např. využilo Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR při vyjednávání s MV ČR o výši sazeb za úkony v agendách, které byly vyjmuty z celkového příspěvku na přenesený výkon státní správy a které jsou nyní financovány výkonově.
Co to je benchmarking?
Z Kanady jsme převzali jejich definici, že benchmarking je postup, při němž jsme tak skromní, že přiznáme, že je někdo jiný v něčem lepší… a potom jsme tak chytří, že zjistíme, jak se jim v tom můžeme vyrovnat nebo je dokonce předčít.
Benchmarking stejně jako další moderní metody řízení kvality a efektivnosti pochází z oblasti byznysu. Je založeny na sledování, porovnávání a analýze měřitelných dat definujících procesy nebo služby. Jinými slovy: Podstatou benchmarkingu je zlepšování prostřednictvím učení se od druhých.
Smyslem benchmarkingu je zjistit, jak si organizace vede v porovnání s obdobnými subjekty nebo funkcemi, a to v porovnání vstupů (personálních, finančních, materiálových a dalších zdrojů), výstupů a výsledků procesů a poskytovaných služeb.
Analýzy těchto porovnání slouží ke zjištění rezerv organizace, tj. identifikovaných rozdílů mezi vlastními vstupy, výstupy a výsledky s hodnotami jiných organizací, které realizují stejný proces, službu, popř. funkci efektivněji nebo kvalitněji.
Poznatky ze srovnatelných organizacích se stávají inspirací a podkladem pro kvalifikovaná rozhodnutí o změnách ve vlastní organizaci s předpokladem dalšího zlepšování.
Benchmarking ve veřejné správě
Benchmarking jako nástroj zlepšování veřejných služeb dnes využívá veřejná správa v řadě zemí celého světa (USA, Kanada, Velká Británie, severské státy, další státy EU…).
Můžeme se zde setkat se dvěma přístupy k benchmarkingu, které se často prolínají a doplňují.
Iniciativy „zdola“ sdružují města, obce a organizace veřejných služeb, které chtěly vědět, jaké služby poskytují v porovnání s ostatními a chtěly se zlepšovat prostřednictvím sdílení nejlepších praktických postupů, které vedou ke k dobrým výsledkům a kvalitnějším službám.
Příkladem může být např. kanadská OMBI (Ontarijská municipální benchmarkingová iniciativa), od které jsme se učili, nebo britská CIPHA Metric Benchmarking Clubs.
Druhou možností zpravidla ne tak úspěšnou a příjemnou, je benchmarking povinný, daný zákonem, který má sloužit k otevřenému informování veřejnosti o kvalitě poskytovaných služeb.
Sestavují se pak nejrůznější žebříčky a „národní ligy“. Zkušenosti z jiných států ukazují, že extenzivní popis veřejných služeb prostřednictvím tisíců indikátorů je neefektivní, nepřehledný a nejde „do hloubky“. Především ale nedokáže identifikovat to podstatné – nejlepší praxi a procesy vedoucí ke kvalitním službám.
Benchmarking obcí
U obcí jako samosprávných institucí ve smíšeném modelu veřejné správy, které vykonávají desítky až stovky agend, není vzájemné porovnávání výkonnosti a další aspektů snadné.
Poměrně dobře lze aplikovat benchmarking u agend přeneseného výkonu státní správy, kde procesy, vstupy a výstupy jsou jednoznačně definovány zákonem.
U samosprávných agend, kde platí, co úřad, to jiné řešení, je to však složitější.
Dalším problémem je skutečnost, že většina pozic na obecních úřadech je kumulovaná – jeden pracovník vykonává více agend, většinou jak samosprávných, tak i přeneseného výkonu statní správy.
A také může vykonávat činnosti, které i když jsou zařazeny do úřadu, vlastně tam ani nepatří – nejsou výkonem správy, např. pečovatelská služba, knihovna nebo dokonce stavební četa apod.
Nastavit správně metodiku sledování údajů za jednotlivé agendy tak, aby data vůbec bylo možné získat, aby ukazatele měly vypovídací schopnost, tj. měřily, co mají měřit a aby byla hodnověrná, tedy správně sebraná dle definic konkrétních datových polí, to je velká výzva.
V čem obcím benchmarking pomáhá?
Obce využívají benchmarkingu, jeho aktivit a výsledků k různým účelům:
- k optimalizaci struktury úřadu, procesů a navyšování/snížení počtu úvazků
- zavádění nových metod, technologií, SW apod. Je téměř vždy mezi zapojenými městy někdo, kdo již má uvedené zkušenosti
- zjištění cen soutěžených a nakupovaných služeb a podmínek pro zadávání veřejných zakázek – městům se podařilo vysoutěžit nižší ceny za úklid, IT služby, telefony apod.
- jako podklad pro vyjednávání mezd a odměn zaměstnanců a objemu prostředků do sociálního fondu a zaměstnaneckých benefitů
- podklad pro aplikaci dalších metod řízení kvality jako ISO, CAF apod.
- Jsou náklady našeho úřadu adekvátní? A pokud ne, kde hledat rezervy?
- Je – vzhledem k velikosti města a správního obvodu obce s rozšířenou působností – celkový počet zaměstnanců našeho úřadu optimální? (A přesněji: Jsou optimálně nastaveny úvazky na jednotlivé činnosti zejména státní správy?)
- Jak si stojí naše město v porovnání s dalšími srovnatelnými městy v příjmech a výdajích na obyvatele, resp. žáka?
- Kolik dáváme z rozpočtu města na kulturu, sport, sociální služby? Je to málo nebo moc? Není některá z těchto oblastí předimenzovaná nebo naopak poddimenzovaná?
- Kolik dáváme z rozpočtu města na mateřské, základní a základní umělecké školy a školní jídelny? Jsou to náklady našich žáků nebo dojíždějících z okolních obcí?
- Je procento provozních výdajů na činnost místní správy přiměřené?
- Jak jsme úspěšní v získávání dotací?
- Jsou naše místní poplatky stanoveny v optimální výši? A jak se nám daří poplatky vybírat? Máme vysoké procento neplatičů?
- Jaký máme objem pohledávek? Daří se nám je průběžně vymáhat nebo stále narůstají?
- Jak vysoké máme dlouhodobé závazky? Tj. kolik dlužíme v přepočtu na obyvatele?
- Jsou finance našeho města v dobré kondici (na základě dat MF ČR)?
