EGdílna: Nesmí vznikat papíry
Různé závazné předpisy a rámce jednak přikazují digitalizaci (včetně vnitřní digitalizace), ale také vesměs zakazují nedigitalizaci.
Asi nejdrsnější takovou povinnost stanovuje vyhláška 259/2012 Sb. (vyhláška o podrobnostech spisové služby):
§ 16 odst. 3 druhá věta, Vyhlášky č. 259/2012: Veřejnoprávní původce vyhotoví dokument v podobě, v jaké vykonává spisovou službu, ledaže povaha dokumentu takové vyhotovení vylučuje.
Toto ustanovení se týká výkonu spisové služby, což je ale obecná správa veškerých dokumentů v celé organizaci a tedy se tím jakákoliv organizace, která je Veřejnoprávní původce, musí povinně řídit.
Toto ustanovení říká, že u dokumentů vzniklých z činnosti původce, jelikož veřejnoprávní původce povinně vykonává spisovou službu v elektronické podobě, musí vznikat a vyhotovovat výhradně digitální dokumenty. Z této povinnosti jednoznačně plyne, že nesmí vytvářet listinné dokumenty a to ani pro interní potřebu, neboť i to je výkon spisové služby.
❗ Nezaměňovat vytváření a vyhotovování dokumentů za odesílání v listinné podobě (odeslání listinného prvopisu nebo stejnopisu nemá s vyhotovením dokumentu nic společného).
Pozor tedy třeba na to, abyste v OVS protizákonně netvrdili, že u dokumentu to jeho povaha vylučuje jen proto, že ho na konci procesu musíte odeslat v listinné podobě.
Zdroj:
K tématu:
- Účinnost tzv. digitální ústavy odložena na únor 2027
- Jak jednotlivá ministerstva a další ústřední správní úřady plní Zákon o právu na digitální služby?
- Digitální Česko: Digitalizaci státu lze sledovat v reálném čase
- Připravujete se na digitální služby?
- Index Zákona o právu na digitální služby (ZoPDS) – stav
- Právo na digitální služby aneb digitální ústava v ohrožení
- Další články z EGdílny
