Kdy je nutné odmítnout poskytnout informace?

I když je primárním smyslem a účelem zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „informační zákon“) poskytnutí informací, může při vyřizování žádosti dojít k situaci, kdy povinný subjekt informace neposkytne.

V tomto případě dochází k odmítnutí poskytnutí informace, resp. slovy informačního zákona k odmítnutí žádosti o informace, které je možné provést pouze formou rozhodnutí.

— Mgr. Václav Těžký, Mgr. Radka Hasil Edelmannová, Krajský úřad Moravskoslezského kraje

Z informačního zákona a z rozhodnutí správních soudů vyplývá, že zatímco poskytnutí informace je neformální úkon, v případě rozhodnutí o odmítnutí se v souladu s § 20 odst. 4 písm. a) informačního zákona použije zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „správní řád“), a to např. ve vztahu k náležitostem rozhodnutí a způsobu jeho odeslání.

Namísto v zásadě jednoduchého postupu se tak povinný subjekt dostává do světa formálních náležitostí a poměrně přísných požadavků právní úpravy. To zejména u menších obcí často vede ke zrušení takového rozhodnutí nadřízeným orgánem.

Kdy se vydává rozhodnutí o odmítnutí?

Povinný subjekt vydá rozhodnutí o odmítnutí vždy, když neposkytne požadované informace. Povinné subjekty však nemohou odmítat poskytnout informace jen tak bezprizorně a kdy se jim zachce. Vždy pro to musí existovat zákonné důvody, které brání poskytnutí informací a o které opřou svá tvrzení.

Zákonné důvody pro odepření informací jsou stanoveny zejména v § 7 až 11 informačního zákona (jedná se např. o neposkytnutí informací z důvodu ochrany osobních údajů, obchodního tajemství, majetkových poměrů třetí osoby nebo autorského díla).

Rozhodnutí o odmítnutí je vedle těchto případů nutné vydat i v situaci, kdy povinný subjekt neposkytne informace, jelikož je nemá k dispozici, a to zpravidla z důvodu jejich neexistence.

Dále v případě, kdy jsou odmítány informace, které již byly žadateli dříve poskytnuty, nebo pokud povinný subjekt na základě objektivního hodnocení dospěje k závěru, že jde o zneužití práva na informace.

Rovněž se jedná o případy, kdy žádost směřuje k vytvoření nové informace.

Zákonným důvodem je tak i faktický stav neexistence informace u povinného subjektu, a to za podmínky, že tento povinný subjekt nemá povinnost takovou informací disponovat.

Co když obec poskytne informace částečně?

Rozhodnutí o odmítnutí je potřeba vydat i v případě, kdy povinný subjekt neposkytne, byť i jen část požadovaných informací. Jedná se např. o situace, kdy žadatel požaduje poskytnout kopii dokumentu, který obsahuje obchodní tajemství, a povinný subjekt poskytne kopii takového dokumentu po anonymizaci obchodního tajemství.

Tímto fakticky neposkytne část požadovaných informací a je povinen vydat zmiňované rozhodnutí.

Na tomto místě považujeme za vhodné upozornit na v praxi často vyskytující se chybu povinných subjektů.

K té dochází v případech, ve kterých jsou jednotlivé části žádosti vyřizovány odlišným způsobem.

Povinné subjekty totiž mnohdy vyřizují žádost jednou písemností (tzn. jedna písemnost obsahuje zároveň např. poskytnutí části informací, rozhodnutí o odmítnutí části žádosti a odložení části žádosti).

Pokud dojde k tomu, že různé části žádosti jsou vyřizovány odlišnými způsoby podle informačního zákona, je nezbytné různé způsoby vyřízení žádosti provést vždy samostatnými písemnostmi (v nastíněném případě to znamená jednou písemností poskytnout část informací a informovat žadatele o odložení další části žádosti, pokud jsou dodrženy stanovené lhůty, odmítnutí poskytnutí informace pak provést samostatným rozhodnutím o odmítnutí), a to z důvodu, že každý způsob vyřízení má svá pravidla a vztahují se na ně různá ustanovení informačního zákona a správního řádu.

Lhůta pro vydání rozhodnutí o odmítnutí

Povinný subjekt musí vydat rozhodnutí o odmítnutí ve lhůtě pro vyřízení žádosti, což je 15 dní ode dne doručení žádosti.

V případě, že jsou naplněny podmínky pro prodloužení lhůty, je pak možné lhůtu pro vyřízení žádosti (tzn. i vydání rozhodnutí) prodloužit o 10 dní (lhůta pro vydání rozhodnutí je pak 25 dní ode dne doručení žádosti).

Uvedené platí i pro případy, kdy povinný subjekt vede nové řízení po rozhodnutí nadřízeného orgánu, kterým mu bylo přikázáno vyřídit žádost opětovně (zde jen upozorňujeme, že rozhodnutí nadřízeného orgánu může stanovit i kratší než 15denní lhůtu pro nové vyřízení žádosti nebo její části) nebo kterým bylo zrušeno jeho předchozí rozhodnutí.

Náležitosti rozhodnutí o odmítnutí

Jak již bylo uvedeno výše, na rozhodnutí o odmítnutí je nutné aplikovat příslušná ustanovení správního řádu. Náležitosti rozhodnutí o odmítnutí jsou stanoveny v § 68 až 70 správního řádu.

Z těchto ustanovení vyplývá, že rozhodnutí se skládá z výrokové části, odůvodnění a poučení.

Všem částem by obce měly věnovat náležitou pozornost, jelikož v případě, že rozhodnutí nebude obsahovat některou ze zákonných náležitostí, může dojít k jeho zrušení nadřízeným orgánem z důvodu nezákonnosti nebo nepřezkoumatelnosti.

Výroková část

Výroková část je základní částí rozhodnutí, ve které musí být uvedeny právní ustanovení, na jejichž základě povinný subjekt rozhodl, a to jak hmotněprávní, podle kterých je ve věci rozhodováno, tak i procesní, kterými je založena příslušnost obce jako povinného subjektu a možnost žádost odmítnout.

V případě uvedení hmotněprávního ustanovení, podle kterého je vydáváno rozhodnutí o odmítnutí, obce často chybují, jelikož uvedou pouze § 15 odst. 1 informačního zákona.

Odkaz pouze na toto ustanovení je nedostatečný, neboť tento paragraf stanoví pouze povinnost vydat rozhodnutí o odmítnutí, pokud žádosti není, byť i jen z části, vyhověno a neobsahuje tak konkrétní důvod, na jehož základě nejsou informace poskytovány.

Zákonné důvody, které brání poskytnutí informací, jsou obsaženy zejména v § 7 až 11 informačního zákona. Jejich uvedení je nezbytné například pro přezkoumání rozhodnutí nadřízeným orgánem v odvolacím řízení, kdy musí mít nadřízený orgán možnost posoudit, zda obec provedla správnou právní kvalifikaci.

Rovněž žadatel musí znát důvody, proč mu obec požadované informace neposkytuje.

Pokud tyto důvody obec ve výroku nenapíše, zvyšuje riziko, že se žadatel o informace bude proti rozhodnutí bránit a bude v následném řízení úspěšný.

Pro zaměstnance obce by to znamenalo nezbytnost opětovně se zabývat žádostí o informace.

Další náležitostí výrokové části rozhodnutí je specifikace odmítané žádosti nebo její části.

Žádost o informaci může obec specifikovat datem, kterým je žádost datována, datem, kdy byla žádost doručena na podatelnu obce, uvedením předmětu žádosti, příp. i číslem jednacím, pod kterým byla žádost zaevidována.

Důležitost správného označení žádosti a případná kombinace uvedených způsobů označení žádosti vzrůstá v situacích, kdy žadatel podá v jeden den více žádostí o informace.

Dále pokud obec vydává rozhodnutí o odmítnutí části žádosti, je nutné specifikovat nejen žádost, ale příslušnou část žádosti, a to např. uvedením bodů, které obec odmítá poskytnout, citováním „odmítaných“ částí žádosti či jednoznačným uvedením záležitosti, které se týkají.

Povinný subjekt dále musí ve výrokové části identifikovat žadatele a příp. jejich zástupce, přičemž fyzické osoby se označují jménem, příjmením, datem narození a místem trvalého pobytu (popřípadě jiným údajem podle zvláštního zákona) a právnické osoby názvem a sídlem.

V případě dotčených osob se uvede z uvedených údajů jen jméno a příjmení, příp. funkce.

Pokud by povinný subjekt nebyl v rámci výrokové části důsledný a vyskytovaly by se ve výrokové části chyby nebo by nebyly dostatečně specifikovány stanovené náležitosti, mohlo by dojít v odvolacím řízení ke zrušení rozhodnutí z důvodu jeho nezákonnosti a povinný subjekt by se tak musel znovu danou žádostí (příp. její části) zabývat.

Příklad výrokové části rozhodnutí o odmítnutí části žádosti z důvodu, že obsahovala informaci, kterou povinný subjekt nemá k dispozici (a ani nemá povinností jí disponovat), vydaného v samostatné působnosti obce:

Obec Horní Dolní, obecní úřad, odbor právní, jako povinný subjekt podle § 2 odst. 1 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, rozhodl o části žádosti pana XY, nar. 1. 1. 1911, bytem Horní Dolní 11, 111 11 Horní Dolní, podané v souladu se zákonem č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů, dne 1. 11. 2011 vymezené bodem 1, takto: část žádosti pana XY, nar. 1. 1. 1911, bytem Horní Dolní 11, 111 11 Horní Dolní podaná dne 1. 11. 2011 vymezená bodem 1 se podle § 15 odst. 1 ve spojení s § 3 odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů odmítá.

Odůvodnění

Odůvodnění rozhodnutí je významnou částí rozhodnutí, která má fakticky za účel přesvědčit každého čtenáře tohoto rozhodnutí o tom, že odmítnutí žádosti nebo její části proběhlo v souladu s právní úpravou.

V odůvodnění rozhodnutí je nutné uvést veškeré úvahy, na jejichž základě povinný subjekt dospěl k názoru, že je naplněn některý z důvodů pro odmítnutí žádosti.

Není možné se omezit pouze na obecné konstatování, například že povinný subjekt informace neposkytne, protože neexistují.

Vždy je potřeba odůvodnění přizpůsobit konkrétnímu případu a důkladně popsat, proč povinný subjekt daný skutkový stav podřídil příslušnému důvodu pro odmítnutí, tedy konkrétnímu ustanovení právního předpisu.

Povinný subjekt by neměl opomenout popsat test proporcionality, pokud je vyžadován, a také do odůvodnění zahrnout postup ve vztahu k dotčeným osobám v případech žádostí, které se týkají třetích osob.

Řádné odůvodnění je podmínkou jeho přezkoumatelnosti nadřízeným orgánem, příp. v soudním řízení ve správním soudnictví.

Všechny tvrzené skutečnosti, a to včetně odmítaných informací je rovněž nutné mít doložené ve spise, aby se zabránilo případné nepřezkoumatelnosti rozhodnutí nadřízeným orgánem, který by neměl možnost posoudit podklady, o které povinný subjekt opřel svá tvrzení v odůvodnění rozhodnutí.

Poučení žadatele

Přesto, že absence nebo nesprávné či neúplné poučení nehraje u rozhodnutí o odmítnutí tak výraznou roli, jako je tomu u poučení u oznámení o výši náhrady, kde tyto vady způsobují ztrátu možnosti požadovat úhradu nákladů, je poučení také důležitou součástí rozhodnutí.

Poučení totiž obsahuje informaci o tom, že je možné se proti rozhodnutí o odmítnutí žádosti (příp. jeho části) odvolat, informaci o délce lhůty pro podání odvolání, která činí 15 dní ode dne doručení rozhodnutí, a skutečnost, že se odvolání podává u povinného subjektu a rozhoduje o něm nadřízený orgán, kterým je v případě obcí krajský úřad a v případě městských částí nebo městských obvodů magistrát.

Formální stránka rozhodnutí
Další věcí, na kterou je potřeba myslet u obcí při vydávání rozhodnutí, je, do které působnosti obce dotazy uvedené v žádosti směřují, zda do samostatné či přenesené. Již z označení písemnosti by tedy mělo být zřejmé, ve které působnosti je žádost vyřizována.

Pokud tedy dotazy v žádosti směřují do samostatné působnosti, měla by být žádost obcí v této působnosti vyřizována.

U rozhodnutí o odmítnutí vyhotovené obcí v samostatné působnosti tak budou v záhlaví uvedena slova „obec“ (příp. „městys“, „město“ nebo „statutární město“) a název obce, městyse, města nebo statutárního města a orgán, který písemnost vyhotovil.

V případě rozhodnutí vydaného v přenesené působnosti pak budou v záhlaví uvedena slova „obecní úřad“ (příp. „úřad městyse“, „městský úřad“ nebo „magistrát“) a název obce, městyse, města nebo statutárního města.

Zjednodušeně řečeno se jedná o označení písemnosti v opačném pořadí.

Závěrem

V této části seriálu o vyřizování žádostí podle informačního zákona se otevřela kapitola odmítání informací, která je poměrně rozsáhlá.

Jak už to bývá obvyklé, začali jsme náležitostmi rozhodnutí. Tyto se pro zkušeného zaměstnance obce, který se zabývá výkonem přenesené působnosti, mohou jevit jako samozřejmé.

Praxe však ukazuje, že povinné subjekty při vydávání rozhodnutí zapomínají i na tyto základní náležitosti a pravidla. Z toho pak pramení nespokojenost žadatelů o informace s nekvalitním rozhodnutím a jeho snaha bránit se takovému rozhodnutí i v případech, ve kterých by jinak rozhodnutí byl ochoten, přes jistou nelibost, akceptovat.

Nezodpovědný přístup nebo opomenutí ze strany povinných subjektů mohou rovněž vést až ke zrušení rozhodnutí nadřízeným orgánem.

Je proto nutné nepodceňovat ani základní a v zásadě obvyklé požadavky právní úpravy kladené na dokument, kterým dochází k odmítnutí žádosti o informace a omezení práva na informace.

Autoři článku: