Přechod na atestovanou spisovou službu přináší úřadům řadu dalších povinností

17.7.2026 Redakce ISVS.CZ Legislativa, Metodika, Správa dokumentů

Mít atestovaný elektronický systém spisové služby ještě neznamená splnit všechny zákonné požadavky.

Veřejnoprávní původci musí současně upravit své vnitřní předpisy, připravit migraci dat, nastavit procesy i proškolit zaměstnance. Na nejčastější chyby při přechodu na atestovaný eSSL upozorňuje nový článek publikovaný na portálu ePRAVO.cz.

Atestace je pouze začátek

Blížící se termín povinného využívání atestovaných elektronických systémů spisové služby povede u některých úřadů k výběru nového řešení. Samotná implementace atestovaného eSSL však představuje pouze jednu část celého procesu.

Stejně důležité je zajistit, aby byly nové funkcionality správně promítnuty do každodenního výkonu spisové služby a aby organizace splnila všechny související legislativní požadavky.

Nejde jen o software, ale také o procesy

Přechod na nový systém vyžaduje revizi interních předpisů, zejména spisového řádu, úpravu pracovních postupů, nastavení odpovědností jednotlivých zaměstnanců i odpovídající proškolení uživatelů.

Neméně důležitou součástí je příprava migrace dokumentů ze stávajícího systému tak, aby nedošlo ke ztrátě dat ani narušení kontinuity výkonu spisové služby. Právě migrace bývá jednou z nejnáročnějších etap celého projektu.

Odpovědnost zůstává na veřejnoprávním původci

Za splnění zákonných povinností nenese odpovědnost dodavatel systému, ale samotný veřejnoprávní původce. Ten musí ověřit, že používá atestovaný eSSL, připravit organizaci na jeho provoz a zajistit soulad výkonu spisové služby s aktuální legislativou.

Odborníci proto doporučují začít s přípravou co nejdříve a neomezovat projekt pouze na výběr dodavatele nebo samotnou instalaci systému.

Čas na přípravu se krátí

Od 1. ledna 2027 budou vybraní veřejnoprávní původci povinni vykonávat spisovou službu výhradně prostřednictvím atestovaného elektronického systému spisové služby. Organizace, které s přípravou otálejí, mohou narazit nejen na časovou náročnost veřejných zakázek, ale také na komplikace spojené s migrací dat, úpravou procesů nebo školením zaměstnanců.

Zdroj: