GORDIC: Mýty o zavádění spisové služby – proč se vyplatí nepodcenit přípravu ani realizaci

14.1.2026 Redakce ISVS.CZ Legislativa, Metodika, Správa dokumentů

Zavádění elektronické spisové služby je pro organizace veřejné správy významným krokem.

Přesto se v praxi stále objevují očekávání a zažité představy, které mohou celý proces zbytečně zkomplikovat. Zkušenosti z realizovaných projektů ukazují, že úspěch nestojí jen na technologii, ale především na realistickém přístupu, kvalitní přípravě a aktivní spolupráci všech zúčastněných.

Jak tedy nastavit projekt tak, aby se organizace vyhnula zbytečným komplikacím a celý proces proběhl co nejplynuleji?

Před zahájením projektu: kde se chybuje nejčastěji

Jedním z častých mýtů je představa, že na přípravu klíčových dokumentů, zejména spisového řádu, je dostatek času. V praxi je však jeho včasná aktualizace zásadní. Slouží nejen jako opora pro uživatele, ale také jako důležitý podklad pro analytickou fázi projektu a pro práci dodavatele.

Stejně tak se často předpokládá, že zaměstnanci přesně vědí, jak spisovou službu vykonávat. Podcenění metodického vedení a vysvětlení základních principů se však velmi rychle projeví v dalších fázích projektu. Zavádějící je i představa, že běžná počítačová gramotnost automaticky znamená připravenost na práci v komplexním informačním systému. Spisová služba vyžaduje pochopení souvislostí a schopnost pracovat s procesy.

Během realizace: vztah s dodavatelem a řízení projektu

V průběhu implementace se objevují další úskalí, která mohou výrazně ovlivnit výsledek projektu. Častým omylem je očekávání, že cíle organizace a dodavatele jsou vždy totožné a že není nutná průběžná kontrola průběhu prací. Aktivní řízení projektu, jasně nastavené role a otevřená komunikace jsou přitom klíčové.

Důležitým prvkem je také samotný implementační projekt. Snaha „doladit detaily později“ často vede k nejasnostem a komplikacím v závěrečné fázi. Stejně tak nelze podceňovat význam testovacího prostředí – jeho úkolem není pouze seznámení s aplikací, ale především důkladné ověření funkčnosti před přechodem do ostrého provozu. Zkušenosti rovněž ukazují, že úspěšná implementace není záležitostí úzkého projektového týmu. Zapojení klíčových uživatelů z jednotlivých odborů výrazně pomáhá tomu, aby řešení odpovídalo reálným potřebám organizace.

Role vedení a připravenost na převzetí řešení

Zkušenosti z praxe ukazují, že zavedení spisové služby není jen technickou záležitostí nebo úkolem projektového manažera. Změny se promítají do každodenní práce, nastavení odpovědností i fungování jednotlivých útvarů. Bez aktivní podpory vedení se proto projekt jen těžko posouvá správným směrem. Právě vedení má klíčovou roli při nastavování priorit, řízení změn a vytváření podmínek pro to, aby se nové postupy v organizaci skutečně uchytily.

Stejně důležité je také včasné a jednoznačné nastavení akceptačních kritérií. Pokud je od začátku jasné, co má být výsledkem a podle jakých pravidel se bude řešení přebírat, výrazně to usnadňuje závěrečnou fázi projektu. Nejasná nebo pozdě stanovená kritéria naopak často vedou k prodlužování realizace, složitému předávání a zbytečným provozním problémům.

Jak zvýšit šanci na úspěšné zavedení spisové služby

Aby se organizace vyhnula nejčastějším chybám a snížila rizika v průběhu projektu, vyplatí se opřít o několik osvědčených principů:

1. Aktivní zapojení vedení organizace
Podpora vedení je klíčová pro nastavování priorit, řízení změn i prosazení nových pracovních postupů napříč organizací.

2. Včasné a jednoznačné nastavení akceptačních kritérií
Jasně definovaná pravidla pro převzetí řešení usnadňují závěrečnou fázi projektu a pomáhají předcházet nejasnostem při předání do ostrého provozu.

3. Aktivní zapojení do přípravy zadávací dokumentace
Kvalitně zpracované podklady výrazně usnadňují další fáze projektu.

4. Důsledná práce se smluvním nastavením
Jasně definované podmínky pomáhají předcházet nejasnostem i budoucím sporům.

5. Srozumitelně vymezený implementační projekt
Přehledný plán vytváří stabilní rámec pro řízení celého řešení.

6. Průběžná komunikace s uživateli
Zapojení koncových uživatelů přispívá k lepšímu přijetí systému v každodenní praxi.

7. Důsledné dodržování dohodnutých postupů
Konzistentní přístup podporuje kvalitu výsledného řešení i dodržení harmonogramu.

8. Systematický přístup v průběhu celého projektu
Dlouhodobá práce s kvalitou je efektivnější než spoléhat se pouze na sankční mechanismy.

Zkušenosti z praxe Gordicu

V Gordicu vycházíme z dlouhodobých zkušeností s implementací spisové služby v prostředí veřejné správy. Otevřené pojmenování rizik a typických úskalí pomáhá organizacím lépe se připravit a zvládnout celý proces bez zbytečných komplikací. Správně nastavená spisová služba pak není překážkou, ale stabilní oporou každodenní práce.

Další rady a tipy, jak pracovat s elektronickou spisovou službou GINIS, naleznete zde.

Zdroj: