Podepisování dokumentů nově i na mobilu: Schvalování vždy po ruce

5.5.2026 Redakce ISVS.CZ Digitalizace, Software, Správa dokumentů

Podepisování smluv, faktur nebo objednávek je každodenní součástí chodu úřadu.

V praxi ale někdy dochází ke zdržení kvůli vytížení a dostupnosti schvalujících osob a na to pak navazují další kroky. Nově už není nutné být kvůli podpisu u počítače.

V systému VERA lze dokumenty podepisovat i na mobilu, takže schvalování může probíhat průběžně, bez zbytečných prodlev. Výsledkem je rychlejší oběh dokumentů a plynulejší chod agend.

Jak funguje podepisování dnes

V informačním systému VERA Radnice je podepisování součástí širších workflow procesů. Smlouvy, objednávky nebo faktury procházejí schvalováním dle předem nastaveného workflow.

V rámci schválení probíhá kontrola na volné prostředky rozpočtu a další kontroly, které se vážou ke konkrétnímu dokladu. Celý proces je přehledný a pod kontrolou, systém hlídá rozpočet, návaznosti i to, kdo a kdy dokument schválil.

Mobilní podepisování: méně čekání, více flexibility

Hlavní změna je jednoduchá, schvalování už není vázané na konkrétní místo.

Nově můžete:

schvalovat finanční kontrolu přímo z mobilu nebo tabletu
reagovat na schvalování okamžitě
vyřídit agendu klidně mezi schůzkami nebo na cestě

To ocení zejména vedoucí pracovníci, kteří potřebují rozhodovat operativně.

Vše na jednom místě

Velkou výhodou mobilního podepisování je také to, že má vedoucí pracovník všechny dokumenty ke schválení na jednom místě. Nemusí přecházet mezi jednotlivými agendami ani řešit, kde se která smlouva, faktura nebo objednávka nachází. Systém mu jednoduše zobrazí vše, co čeká na jeho schválení, přehledně v jednom seznamu. Celé prostředí je navíc responzivní a přehledné, takže se dobře ovládá i na menším displeji. Každý doklad si lze snadno rozkliknout a zobrazit v detailu. Díky tomu je schvalování rychlejší, přehlednější a méně zatěžující.

Co to znamená v praxi

Rychlejší oběh dokumentů – schvalování může probíhat průběžně, což přináší plynulejší workflow
Flexibilita – manažeři nemusí být v kanceláři, stačí mobil a mají přehled i možnost rozhodovat odkudkoliv
Přehled a kontrola – i na mobilu zůstává zachovaná plná kontrola kdo, co a kdy schválil, je vždy dohledatelné

Malá změna, velký dopad

Možnost podepisovat doklady na mobilu může na první pohled působit jako drobnost. Ve skutečnosti je to praktický krok, který zjednodušuje každodenní fungování úřadu. Procesy zůstávají pod kontrolou, ale zároveň jsou rychlejší a flexibilnější. Až bude aplikace připravená k nasazení, budou Vás informovat obchodní zástupci VERA.

VERA tak pokračuje v tom, co je pro moderní veřejnou správu klíčové, odstraňovat zbytečné překážky a usnadňovat práci lidem, kteří ji každý den zajišťují.

Zdroj:

VERA
Ilustrativní obrázek AI

O společnosti

Společnost VERA spol. s. r.o. se od roku 1994 věnuje vývoji a implementaci komplexních informačních systémů pro instituce veřejné správy. Současně poskytuje celou řadu služeb, které souvisí s využíváním informačního systému. Klienti se tak mohou spolehnout, že získají nejen kvalitní informační systém, ale i kompletní podporu. Je držitelem certifikátů ISO 9001:2015, ISO 27001:2022 a členem ICT UNIE.

VERA pomáhá

Projekt společnosti VERA s názvem „Udělejte, co lidé ocení!“ si klade za cíl přinést radost dětem a seniorům. Mediálním partnerem je vydavatelství Profi Press, z jehož dílny pochází časopis Moderní obec.