GORDIC: Tichá revoluce v kancelářích. AI mění podatelny, účetnictví i schvalování

20.3.2026 Redakce ISVS.CZ AI, Digitalizace, Příklady z praxe

Umělá inteligence se během posledních dvou let přesunula z role experimentální technologie pro nadšence do praktického nástroje pro každodenní práci.

V administrativě, zejména ve veřejné správě a organizacích s rozsáhlým oběhem dokumentů, je její přínos nejviditelnější. Právě zde lidé narážejí na opakující se omezení v podobě nedostatku kapacit, vysoké míry chybovosti při ručním přepisu dat i zdlouhavého zpracování vstupů, které zbytečně brzdí navazující agendy. V takovém prostředí nedává smysl chápat AI jako „náhradu systému“, která vše vyřeší sama.

Skutečný přínos přichází tehdy, když se umělá inteligence stane součástí konkrétního procesu tam, kde vzniká práce a je jasně definována odpovědnost.

Příkladem efektivního využití AI v praxi je platforma GINIS od společnosti Gordic, kde je umělá inteligence přímo integrována do agend – na podatelně, ve spisové službě, při zpracování dokladů, v účetnictví i ve schvalovacích a podpisových procesech – a usnadňuje tak každodenní práci administrativních i řídicích pracovníků.

Jak popisuje Michal Polák ze společnosti Gordic, klíčové je dát uživatelům AI asistenty tam, kde skutečně pracují. „Uživatel je používá přímo v modulu, ve webovém klientovi, bez přepínání mezi aplikacemi a bez složité přípravy. Cílem není automatizovat rozhodování, ale rutinu. To, co se dřív dělalo ručně, umí systém připravit a navrhnout. Člověk pak jen kontroluje a schvaluje.“

Podatelna v éře umělé inteligence

Vstupním místem většiny úředních a administrativních procesů ve většině organizací je podatelna. Dokumenty sem přicházejí z různých kanálů a je potřeba je rychle zařadit, vytěžit, doplnit metadata a poslat dál. Právě tady vzniká „nejdražší“ typ práce. Opakující se úkony, které vyžadují pozornost, ale nepřinášejí vysokou přidanou hodnotu.

Platforma GINIS společnosti Gordic nabízí na podatelně dvě praktické cesty, jak tyto vstupní kroky urychlit. První přístup využívá strojové učení prostřednictvím lokálně trénovaného modelu, který se učí na datech konkrétní organizace. Druhý využívá jazykové modely v kombinaci se znalostní bází (retrieval-augmented generation, RAG), což umožňuje přesné porozumění dokumentům a jejich správné zařazení i při vysoké variabilitě podání.

„Na podatelně systém automaticky dokument klasifikuje a navrhuje, kam má být dále směrován. Po otevření detailu dokumentu uživatel okamžitě vidí předvyplněná pole, přičemž hodnoty doplněné AI jsou zvýrazněny. Uživatel je následně pouze zkontroluje a buď potvrdí, nebo upraví podle vlastního úsudku. Pokud si model není jistý, pole jsou označena varovným upozorněním, aby bylo jasné, které údaje je třeba ověřit,“ říká Michal Polák. Tím se z kontroly nestává překážka, ale přirozený krok, který zůstává v rukou člověka.

Vytěžování faktur a účtenek pomocí AI

Dopad AI je nejlépe prokazatelný tam, kde jsou k dispozici tvrdá data, a mezi takové oblasti bezpochyby patří vytěžování účetních dokladů. Jedním z příkladů je Městský úřad ve Znojmě, který ve spolupráci se společností Gordic integroval do platformy GINIS nástroj Nathan pro automatizované zpracování faktur.

Znojmo porovnalo manuální evidenci a automatizované vytěžování faktur na vzorku přibližně pěti tisíc dokladů. Při ručním přepisu trvalo pořízení jednoho dokladu v průměru více než 40 vteřin. Po nasazení AI se čas zkrátil zhruba na 18 vteřin, tedy na méně než polovinu, přičemž nejrychlejší zpracování proběhlo dokonce za čtyři vteřiny. „Stejně jako rychlost je však důležitá i přesnost. Zatím jsme nezaznamenali žádný případ chybně přepsaných údajů,“ uvádí vedoucí projektu ze společnosti Gordic Lukáš Martinec.

V praxi automatizované vytěžování dokladů s využitím AI snižuje riziko překlepů u částek, variabilních symbolů či bankovních účtů, zrychluje předávání dokladů do navazujících procesů a uvolňuje kapacity zaměstnanců pro kvalifikovanější činnosti, jako jsou kontrola, schvalování a posouzení věcné správnosti.

Když AI pomáhá s účtováním

Zásadní přístup, který Gordic v platformě GINIS stále rozvíjí, spočívá v přechodu od pouhého vytěžení dat k tomu, co následuje potom – tedy jak s dokladem naložit, jak jej správně zaúčtovat a propojit s rozpočtem a interními pravidly organizace. Nejde přitom jen o opisování údajů, ale o znalost procesů a historických souvislostí.

„Vytěžení dokladu je teprve začátek. V dalším kroku systém navrhuje správné zaúčtování dokladu. Uživatel se tak nedostává do situace, kdy musí hledat správnou kontaci od nuly. Systém nabídne několik variant a účetní pouze zvolí tu správnou,“ vysvětluje Michal Polák.

Pro ekonomické agendy je tato funkcionalita často důležitější než samotné vytěžování dokladů, protože přináší zrychlení účetních kroků, standardizaci postupů a snížení rizika chyb v kontacích, zejména tam, kde doklady přicházejí v tisících a účetní pracují pod tlakem termínů.

Když AI pomáhá při schvalování

Vedle účetních dokladů se do administrativy stále výrazněji promítá i práce s rozsáhlými texty, například smlouvami, objednávkami nebo dokumenty ve schvalovacím procesu. Zde Gordic rozvíjí jazykové asistenty, kteří uživateli umožňují rychle se zorientovat, aniž by musel pročítat celý dokument.

„Místo aby člověk četl dvacet stran, může si nechat vytvořit souhrn obsahu dokumentu a zvýraznit kritická místa. Uživatel se dále může ptát na rizika, na nestandardní ustanovení nebo na body, které jsou v rozporu s interními pravidly,“ říká Michal Polák.

Gordic při vývoji svých technologií neuvažuje pouze o jednom univerzálním agentu, ale nabízí možnost vytvářet dílčí asistenty podle agend, typů dokumentů a individuálních potřeb zákazníka.

Ať už hovoříme o fakturách, účtenkách, podáních nebo smlouvách, společný jmenovatel zůstává stejný – umělá inteligence připravuje a navrhuje, člověk kontroluje a rozhoduje. Tím se administrativa postupně posouvá od přepisování k efektivnímu řízení procesů.

Zdroj: