Úřední deska budoucnosti: automatizace, auditní stopa a propojení se spisovou službou

Zveřejňování dokumentů na úřední desce patří mezi základní povinnosti veřejné správy. 

Společnost GORDIC nyní představila řešení, které propojuje elektronickou úřední desku se spisovou službou GINIS a výrazně zjednodušuje celý proces publikace dokumentů.

Automatizace, auditní stopa i okamžitá synchronizace dat mají úřadům přinést vyšší efektivitu, bezpečnost i právní jistotu.

Úřední deska jako klíčová součást digitálního úřadu

Každý úřad musí denně zveřejňovat dokumenty tak, aby byly snadno dostupné veřejnosti a zároveň splňovaly legislativní požadavky. Vedle klasické fyzické úřední desky dnes hraje zásadní roli i její elektronická podoba, která umožňuje občanům přístup k dokumentům online odkudkoliv a kdykoliv.

Společnost GORDIC upozorňuje, že právě způsob zveřejňování dokumentů může výrazně ovlivnit efektivitu práce úředníků i právní jistotu organizace. Proto přichází s integrací Azure ÚDE a spisové služby GINIS, která celý proces sjednocuje do jednoho prostředí.

Automatizace místo ruční administrativy

Hlavním přínosem řešení je automatizace zveřejňování dokumentů. Úředník pouze označí dokument určený k vyvěšení a systém zajistí jeho publikaci bez nutnosti dalšího nahrávání nebo přepisování údajů.

Odpadá tak ruční práce spojená s kopírováním dokumentů mezi systémy, přepisováním metadat nebo následným vytvářením potvrzení o vyvěšení a sejmutí dokumentu. Po uplynutí zákonné lhůty systém dokument automaticky stáhne a uloží potřebný záznam zpět do spisu.

Auditní stopa a vyšší právní jistota

Důležitou součástí řešení je také automatická auditní stopa. Systém eviduje všechny operace spojené se zveřejněním dokumentů a po sejmutí automaticky vytváří potvrzení doplněné například časovým razítkem.

Úřady tak mají kdykoliv k dispozici důkaz o správném zveřejnění dokumentu, což může být zásadní při kontrolách nebo soudních přezkumech.

Jednotná data bez rizika nesouladu

Integrace úřední desky přímo se spisovou službou zároveň eliminuje riziko rozdílných verzí dokumentů nebo chybně uvedených údajů. Veškerá metadata se automaticky přebírají ze spisové služby a veřejnost tak vždy vidí stejné informace, které jsou evidovány v oficiálním spisu.

Výhodou je také okamžitá synchronizace mezi systémy. Jakákoliv změna provedená ve spisové službě se ihned promítne i na veřejné části úřední desky.

Digitalizace veřejné správy pokračuje

Podle společnosti GORDIC představuje propojení elektronické úřední desky a spisové služby krok směrem k modernější a efektivnější veřejné správě. Řešení má pomoci nejen se snižováním administrativní zátěže, ale také s naplňováním současných i budoucích legislativních požadavků na digitalizaci úřadů.

Zdroj:

• GORDIC – Moderní úřední deska: jednodušší cesta ke zveřejňování dokumentů
• Ilustrativní obrázek AI

Více o řešeních GORDIC

• Tichá revoluce v kancelářích. AI mění podatelny, účetnictví i schvalování
• Mýty o zavádění spisové služby – proč se vyplatí nepodcenit přípravu ani realizaci
• Spisová služba GINIS společnosti Gordic získala jako první atest
• Gordic a Operátor ICT podepsali deklaraci o spolupráci na digitalizaci Prahy
• Hrozby digitální budoucnosti