I škola je orgán veřejné moci. Jak na spisovou službu ve škole?

6.2.2026 Redakce ISVS.CZ Metodika, Příklady z praxe, Správa dokumentů

Jste škola a víte sice, že máte vykonávat spisovou službu v elektronické podobě, ale řešení odkládáte kvůli důležitějším věcem?

Přinášíme vám veřejné výsledky jednoho projektu EGdílny společně s Libereckým krajem, jak na to.

I škola je veřejnoprávní původce. I škola je orgán veřejné moci. A i škola má hromady různých dokumentů. Tedy z toho plyne, že i škola musí vykonávat spisovou službu.

Samozřejmě, jak už to tak bývá, tak škola je poměrně specifický typ organizace. Můžeme sice říci, že jde o specifický typ úřadu, ale školy to neslyší rádi.

A to i přesto, že jsou klasický orgán veřejné moci, takže na ně napadají všechny ty povinnosti typu využívání základních registrů, komunikace datovou schránkou a podobně.

Dokumenty, dokumenty … a ještě něco navíc

Škola má velké množství různých typů dokumentů. A navíc jde o subjekt, který má v zákoně o archivnictví svoji zvláštní regulaci. To znamená, že nad rámec výkonu klasické spisové služby nad úředními dokumenty musí ještě řešit předávání některých typů dokumentů a informací a knih archivu jako archiválie podle přílohy dvě zákona.

Vzdělávání na prvním místě

Škola má především vzdělávat. To znamená, že na prvním místě je samozřejmě učení, učitelé, vedení školy, provoz školy, péče o žáky nebo studenty a další věci.

Ale spisová služba je také důležitá, i když je z dobrých důvodů často dávána až na samotný chvost různých povinností.

Povinnost, kterou nelze obejít

To je na jednu stranu pochopitelné, ale na druhou stranu se tím nelze vymlouvat, protože povinnosti stanovené zákonem tu prostě jsou a i ve škole se musí plnit. No a do toho pak ještě nějaké ty úkoly stanovené zřizovatelem, což jsou v naprosté většině buď obce a města, anebo kraje.

Kdo to má všechno zvládnout?

Tedy takový administrativní pracovníci ve škole to pochopitelně nemají jednoduché. Ale jak jsme si už řekli, i škola ty povinnosti prostě nějak plnit musí. Otázkou je, jak.

Nemůžeme očekávat, že by na každé škole seděl odborník na problematiku spisové služby, který by od rána do večera nedělal nic jiného, než si četl zákony, vyhlášky nebo nedejbože technické požadavky v národním standardu.

Stejné požadavky jako na ministerstvo

Přesto se po škole chce, aby měla stejné znalosti a stejný rozsah procesů výkonu spisové služby jako třeba ministerstvo. Je to sice paradoxní, ale bohužel zákon je zatím takhle postaven a tak je nezbytné s tím školám nějakým způsobem pomoci.

Vysvětlit jim, o čem spisová služba je, co to znamená v jejich poměrně specifických podmínkách, jakého rozsahu dokumentů se to vlastně musí týkat a jak je to například s dokumenty specifickými pro školy od třídních knih až po vysvědčení.

Metodická pomoc pro školy

Společně s Libereckým krajem jsme v loňském roce připravili docela hutný metodický materiál speciálně pro školy.

Je určen nejen školám na Liberecku, ale je veřejně dostupný a dokonce se sem tam i aktualizuje podle dotazů. Takže, proč se o něm nezmínit? Třeba by pomohl i ostatním.

V určité souvislosti s tím pak spolek CNZ zorganizoval workshop na tuto problematiku a záznam z něj je také veřejný. Tak trochu doplňuje ten teoretický materiál a zase na danou problematiku vnáší trochu jiný úhel pohledu, ale také se v něm prakticky ukazuje, jak zavádět spisovou službu ve škole a co všechno to znamená i přinese.